Dar de baja equipo de cómputo en una empresa tiene dos mitades que casi nunca se explican juntas: la baja contable del activo fijo, que hace tu contador, y la salida física del equipo, que hace alguien de TI o de servicios generales. Cuando las dos no se hablan, pasa lo de siempre: el activo ya no existe en el libro pero sigue en una bodega, con los discos dentro, sin ningún documento que diga adónde fue. Esta guía conecta las dos mitades: qué pasos seguir, qué documento del reciclador respalda cada uno y qué opciones reales tienes para el equipo saliente. Es una guía informativa, no asesoría fiscal ni legal.
Antes de mover un solo equipo: inventario por serie y clasificación
Todo lo que sigue depende de una lista. Antes de desconectar nada, levanta el inventario del equipo que sale con marca, modelo, número de serie y número de activo de cada pieza. Si la baja es grande (varias sucursales, un piso completo), el inventario se hace por ubicación y se consolida en un solo archivo: es lo que el reciclador va a cotejar en la recolección y lo que tu auditor va a cruzar contra los certificados después.
Con la lista en la mano, clasifica cada equipo en tres grupos, porque cada grupo sigue un camino distinto:
- Con datos. Todo lo que tenga disco, SSD o memoria interna: computadoras, laptops, servidores, copiadoras multifuncionales, puntos de venta, celulares corporativos, cintas y USB. Este grupo no puede salir de la empresa sin destruir el medio.
- Sin datos. Monitores, teclados, ratones, cableado, racks, UPS. Van directo a reciclaje o a reasignación.
- Con valor recuperable. Dentro del equipo con o sin datos hay piezas que se compran: tarjetas madre, procesadores y memoria. Se identifican en esta etapa para valuarlas por lote.
Paso 1: la baja contable del activo fijo
La baja del activo fijo es un asiento contable con consecuencias fiscales, y eso lo lleva tu contador. Lo que él te va a pedir, y lo que conviene tener listo, es el soporte documental que explique por qué el activo dejó de existir: el inventario por serie, la política interna de renovación que justifica la baja (si la tienes; aquí explicamos cada cuánto conviene renovar equipo de cómputo) y, sobre todo, la evidencia de qué pasó con el equipo: si se destruyó, se vendió, se donó o se recicló, y con qué documento se demuestra.
Ese último punto es donde el reciclador entra en la contabilidad. El SAT y tu auditor no suelen aceptar "se tiró" como explicación de un activo que desaparece: piden un documento con fecha, responsable y detalle del bien. Qué documento es válido para qué efecto (deducción, pérdida, enajenación) lo define tu contador con el marco fiscal vigente. Nosotros no damos asesoría fiscal; lo que sí hacemos es entregar los documentos con los que esa baja se puede sostener.
Paso 2: los datos primero, con destrucción de discos certificada por serie
Antes de que el equipo cambie de manos (a un donatario, a un comprador, al reciclador o a otro departamento), cada medio de almacenamiento se destruye físicamente y se documenta con un certificado de destrucción por número de serie. Este orden no es opcional: la responsabilidad de tu empresa sobre los datos personales de clientes y empleados no termina con la baja contable, y la LFPDPPP exige suprimirlos de forma efectiva y poder demostrarlo.
Tres prácticas comunes que no cuentan como supresión: formatear el disco (formatear no borra la información), restablecer la máquina "de fábrica" y donar o vender el equipo con el disco adentro confiando en que el receptor "lo limpie". En las tres, los datos siguen en el medio y siguen siendo tu responsabilidad.
Nuestro servicio de destrucción certificada de datos destruye físicamente cada disco, SSD, cinta o medio, con métodos alineados a NIST 800-88, y emite el certificado por serie. Si tu política interna exige que alguien de la empresa lo vea, la destrucción puede hacerse presenciada en tu sitio, con el testigo registrado en el certificado. El disco nunca se borra para conservarlo ni se revende: siempre se destruye.
Paso 3: las 4 salidas del equipo saliente
Con los discos destruidos, el equipo que queda es una máquina sin datos. Aquí es donde la mayoría de las guías se detienen en "recíclalo", y donde en realidad hay cuatro salidas, que se combinan entre sí:
- Reasignar. Una laptop de tres años que ya no sirve para diseño sirve para caja o para recepción. Se reasigna con disco nuevo, y el activo cambia de área, no de estatus. Es la salida que más valor conserva y la que menos se usa.
- Donar. A escuelas, asociaciones o programas comunitarios. El equipo se dona sin disco, con el certificado de destrucción como respaldo de que no salió información. El tratamiento fiscal de la donación lo revisa tu contador.
- Vender el lote por composición. Tianlu compra las tarjetas madre, los procesadores y la memoria de los equipos, valuados por su composición y por lote. No compramos la máquina completa ni la revendemos: el ingreso por el resto del equipo, si lo vendes tú, es tuyo íntegro.
- Reciclar con constancia. Lo que no tiene valor ni uso (carcasas, monitores, cableado, fuentes, equipo dañado) entra a reciclaje y se cierra con una constancia de disposición final, que es el documento ambiental de la baja conforme a la NOM-161-SEMARNAT.
Cuál combina con cuál: la destrucción del disco va con las cuatro. Reasignar y donar aplican al equipo que todavía funciona; vender el lote y reciclar, al que ya no. En una baja real de 300 equipos lo normal es que una parte se reasigne, otra se done y el resto se venda por composición y se recicle, con un solo expediente que documente las cuatro rutas.
Paso 4: los documentos que cierran el expediente
Un expediente de baja de equipo de cómputo que resiste auditoría contiene cinco documentos, en este orden:
- Acta de recolección con números de serie. Se levanta en tu sitio el día del retiro: qué salió, cuánto pesó, quién lo entregó y quién lo recibió. Es el documento que conecta tu inventario con todo lo demás.
- Cadena de custodia. El registro de cada traslado desde tu sitio hasta la planta de Rosarito, con responsable en cada tramo. Cubre el tiempo en que los discos ya salieron de tu empresa pero todavía no se destruyen.
- Certificado de destrucción por número de serie. Uno por lote, con la relación de cada disco o medio destruido, método, fecha y responsable, y el testigo si lo hubo.
- Constancia de disposición final. El cierre ambiental: qué material entró a reciclaje y en qué cantidad. Con ella se obtienen también las métricas de toneladas y CO₂ evitado para tu reporte ESG.
- CFDI de la compra del lote. Si vendiste tarjetas madre, procesadores o memoria, la operación se factura, y ese CFDI es el soporte del ingreso.
Guarda los cinco juntos, en digital, ligados al número de activo. Cuando el auditor pregunte por un equipo específico, la respuesta debe ser un número de serie que aparece en el inventario, en el acta y en el certificado.
Escenario: baja masiva en 40 sucursales de Baja California
Supón un banco o una cadena con 40 sucursales repartidas entre Tijuana, Rosarito, Tecate, Mexicali y Ensenada que renueva puntos de venta, computadoras de caja y pinpads. El error típico es que cada sucursal resuelva su baja por su cuenta: 40 actas distintas, 40 criterios de inventario y discos viajando en cajuelas. La forma correcta es una sola orden con inventario consolidado por sucursal, recolección multisitio programada, destrucción de discos (presenciada en sitio donde la política lo exija) y un expediente único con las 40 actas, un certificado por lote y una constancia de disposición final. Para el CISO, es una sola evidencia que presentar; para finanzas, una sola baja que soportar. Es el flujo que proponemos para el sector de banca y finanzas.
Escenario: renovaste 300 laptops en una cadena de retail
Una cadena de retail cambia 300 laptops de sus gerentes y áreas administrativas. Con el inventario por serie, la clasificación queda así: un bloque se reasigna a puestos de menor exigencia con disco nuevo, otro se dona sin disco, y el resto se entrega para la compra del lote por composición y reciclaje del remanente. Los 300 discos originales se destruyen antes de cualquier movimiento, con un certificado que lista las 300 series. Finanzas recibe el acta, el certificado, la constancia y el CFDI de la compra; cumplimiento recibe la evidencia de supresión de datos. Es el flujo que describimos para retail y logística.
Si tu equipo está bajo régimen IMMEX: confirma con tu agente aduanal antes de la recolección
En maquiladora, parte del equipo de cómputo puede haber entrado al país como importación temporal bajo un programa IMMEX. Ese equipo no puede simplemente destruirse, donarse ni venderse en territorio nacional: primero tiene una ruta aduanal (cambio de régimen, retorno o destrucción bajo procedimiento aduanero) que lleva tu agente aduanal. Tianlu no realiza destrucción de desperdicio IMMEX ni presta asesoría aduanal. Lo que pedimos es sencillo: antes de programar la recolección, confirma con tu agente aduanal el estatus de cada activo del inventario y separa el equipo que ya es nacional del que todavía no. Solo el primero entra en el flujo que describe esta guía.
En resumen
Dar de baja equipo de cómputo bien hecho es una lista por número de serie, una baja contable que hace tu contador, discos destruidos con certificado antes de que el equipo se mueva, una salida elegida para cada grupo de equipo y un expediente de cinco documentos que lo cierra. En Tijuana y todo Baja California, Tianlu cubre la parte física y documental de ese proceso: recolección con acta, cadena de custodia, destrucción certificada por serie, compra del lote por composición y constancia de disposición final. Mándanos tu inventario y te respondemos con la cotización y el plan de baja.