Una destrucción de discos duros presenciada es la modalidad en la que alguien de tu empresa ve, disco por disco, cómo se destruye cada medio, cuenta contra su propio inventario y firma un acta. Es lo que piden las áreas de cumplimiento de bancos, aseguradoras, hospitales y call centers, porque convierte una promesa del proveedor en evidencia propia. Esta guía cuenta cómo es ese día en Tijuana y Baja California: qué preparas antes, qué pasa hora por hora, quién firma en cada punto de la cadena de custodia y qué necesitamos para cotizarte. (Es una guía informativa, no asesoría legal.)
Presenciada en tus instalaciones o en la planta de Rosarito
Hay dos formas de presenciar la destrucción y las dos terminan en el mismo documento: un certificado de destrucción por número de serie con tu testigo registrado.
- En tu sitio. El personal de Tianlu acude a tu oficina, sucursal, hospital o site y la destrucción física se hace ahí, a la vista de tu testigo. El disco nunca sale entero de tu edificio. Es la opción para información sensible (expedientes clínicos, datos financieros, grabaciones de call center) o cuando tu política prohíbe que un medio con datos salga sin destruir.
- En la planta de Rosarito. Los medios se recolectan bajo cadena de custodia y tu testigo acompaña el lote hasta su destrucción en planta. Conviene cuando el volumen es grande, cuando hay que combinar la destrucción con el desmantelamiento de un cuarto de servidores o cuando quieres conocer la instalación donde termina tu equipo. La planta se puede visitar.
La diferencia práctica es dónde ocurre la destrucción y cuántos pasos de custodia hay en medio. En tu sitio, la cadena es corta: inventario, destrucción, acta. En planta, la cadena agrega recolección, sellado, traslado y recepción, cada uno con su firma. Ninguna de las dos incluye borrado lógico que conserve el disco: Tianlu siempre destruye físicamente el medio, con métodos alineados a las recomendaciones de la guía NIST 800-88 para destrucción, y sin desmagnetizador.
Antes del día: inventario, tipos de medio y alta del testigo
El servicio se decide antes de que lleguemos. Tres cosas hacen la diferencia entre una destrucción limpia y una mañana de discusiones:
- Inventario por número de serie. Una lista con marca, modelo y serie de cada medio. Si los discos siguen dentro de los equipos, sirve la serie del equipo más la del disco cuando esté disponible; en servidores, la lista de bahías. Ese inventario es el que se cruza en sitio y el que se replica en el certificado.
- Tipos de medio. No solo discos de PC: SSD y NVMe de servidor y laptop, cintas LTO de respaldo, discos de cajeros automáticos y kioscos, pinpads y terminales punto de venta, celulares corporativos, memorias USB, discos de copiadoras y grabadoras de videovigilancia. Todos se destruyen físicamente; conviene listarlos por tipo porque el conteo y la evidencia cambian.
- Alta del testigo. Nombre, cargo y correo de la persona que firmará por tu empresa. Puede ser de TI, de seguridad de la información, de auditoría interna o de cumplimiento. Si tu política pide dos testigos, se registran los dos.
Para servicio en tu sitio también acordamos ventana horaria, acceso del personal (gafetes, registro de visitantes, equipo de protección si es planta industrial) y el espacio donde se hará la destrucción.
El día del servicio, paso a paso
Así es la cronología de una destrucción de discos duros presenciada en tu sitio:
- Inventario por número de serie. Antes del servicio, tu equipo de TI arma la lista de medios a destruir con marca, modelo y número de serie de cada uno, y designa al testigo que firmará por tu empresa.
- Llegada e identificación. El personal de Tianlu llega en la ventana acordada, se identifica y se registra en tu control de acceso. Se presenta al testigo y se revisa el inventario que enviaste.
- Conteo cruzado. Se cuenta cada medio contra tu inventario y se anota cualquier diferencia (serie ilegible, disco no listado, disco faltante) antes de destruir nada.
- Destrucción física a la vista del testigo. Cada disco, SSD o cinta se destruye físicamente frente al testigo, de forma que el medio quede inutilizable. No se borra, no se conserva, no se revende.
- Firma del acta. Se levanta el acta del servicio con la relación de series destruidas, fecha, lugar, responsable de Tianlu y testigo de tu empresa. Ambos firman.
- Certificado y constancia. Tianlu emite el certificado de destrucción por número de serie, con el testigo registrado, y la constancia de disposición final del material una vez reciclado en la planta de Rosarito.
El punto que más importa es el tercero. Si un disco de tu inventario no aparece, o aparece uno que no estaba listado, se anota en el acta antes de destruir. Un certificado que dice "45 discos" cuando tu inventario decía 46 es un hallazgo de auditoría; la diferencia documentada en sitio, con la explicación (el disco 46 se quedó en un equipo en uso, por ejemplo), no lo es.
La cadena de custodia: quién firma en cada punto
La cadena de custodia es el registro de quién tuvo el medio en cada momento, desde tu bodega hasta que deja de existir como disco. Cuando la destrucción se hace en planta, los puntos son estos:
- Acta de recolección en tu sitio. Relación de medios por serie, pesaje, fecha y hora. Firman el responsable de Tianlu que recibe y la persona de tu empresa que entrega.
- Sellado y contenedor identificado. Los medios viajan en contenedor cerrado e identificado con el folio del acta. El sello o etiqueta queda anotado en el acta.
- Traslado. El lote va a la planta de Rosarito identificado con el folio del acta.
- Recepción en planta. Se verifica el sello y se cuenta de nuevo contra el acta. Firma quien recibe en planta.
- Destrucción. Con tu testigo presente, si así lo pediste. Se registran las series destruidas.
- Certificado y constancia. El certificado por serie cierra la cadena; la constancia de disposición final documenta a dónde fue el material.
En el servicio en sitio, los pasos 2 a 4 desaparecen: el acta de recolección y el acta de destrucción son el mismo documento, firmado ahí. Por eso es la modalidad más simple de auditar.
El certificado por número de serie: campos y cómo se cruza con el acta
El certificado es el documento que se presenta en la auditoría. Un certificado de destrucción completo incluye, por lote: folio, razón social de tu empresa, fecha y lugar de la destrucción, método (destrucción física), relación de cada medio con marca, modelo y número de serie, responsable de Tianlu que ejecutó y el testigo de tu empresa. Si lo pediste al cotizar, se acompaña de fotos o video del proceso. Hay una explicación más detallada de qué debe traer y qué no en la guía de destrucción certificada de discos duros.
Lo que un auditor cruza es simple: cada serie del certificado debe estar en el acta, cada serie del acta debe estar en tu inventario de baja, y las tres cifras (inventario, acta, certificado) deben coincidir o tener la diferencia explicada por escrito. El nombre del testigo en el certificado es lo que convierte el documento de Tianlu en evidencia tuya: alguien de tu organización afirma que lo vio.
Qué necesitamos para cotizar y por qué no publicamos precio por unidad
Para responderte con una cotización cerrada necesitamos cinco datos:
- Cuántos medios y de qué tipo (discos de PC, SSD, discos de servidor, cintas, pinpads, celulares). Un estimado sirve para empezar.
- Dónde: ciudad y tipo de sitio (oficina, sucursal, hospital, site, planta) y si hay varios sitios.
- Modalidad: destrucción en tu sitio o en la planta de Rosarito.
- Evidencia: testigo, fotos, video, formato de certificado que exige tu auditor.
- Si los discos siguen dentro del equipo y si hay que retirarlos nosotros, y si el resto del equipo se queda contigo o entra a reciclaje.
No publicamos precio por unidad porque el costo real no está en el disco sino en la operación alrededor: no cuesta lo mismo destruir 30 discos que ya están en una caja en Tijuana que retirar 400 discos de servidores en un site en Mexicali con ventana horaria restringida y dos testigos. Cotizamos por lote, y con los cinco datos anteriores la cotización llega sin vueltas. Para pedirla, usa el servicio de destrucción certificada de datos o escríbenos.
Después de la destrucción: reciclaje con constancia y métricas ESG
Un disco destruido es residuo electrónico. Los fragmentos entran al flujo de reciclaje en la planta de Rosarito, donde se separan metales y materiales recuperables y el resto recibe disposición final documentada. De ahí sale la constancia de disposición final, que cierra la parte ambiental de la baja, y las métricas de toneladas y CO₂ evitado para tu reporte ESG. Nada del disco se reutiliza ni se revende.
Si la baja incluye los equipos completos, el modelo es el mismo de siempre: el disco se destruye, el equipo sin disco se queda contigo y, si quieres, te compramos las tarjetas madre, procesadores y memoria valuados por composición. Tianlu no revende equipo; el valor de lo que decidas reasignar o vender es tuyo completo.
Errores que vemos en bancos, hospitales y call centers
- Inventario incompleto. Se listan las PC y se olvidan las copiadoras, los pinpads, las grabadoras de cámaras y los celulares corporativos. Todos guardan datos personales. En banca, los discos de cajeros y las terminales son el punto ciego más frecuente.
- Discos "borrados" que se guardan. Formatear o restablecer de fábrica no elimina los datos, y un borrado lógico no deja evidencia física. Si el medio sale de la empresa, el estándar es la destrucción con certificado.
- Meses de bodega antes de la baja. Los discos retirados se acumulan en un almacén sin control de acceso. Cada semana ahí es una semana de datos personales sin custodia. En hospitales, esa bodega suele guardar estaciones de imagenología con expedientes completos.
- Testigo sin autoridad. Se manda a quien está disponible, no a quien puede firmar por el área. El acta la firma quien tu política de seguridad designe.
- Confiar en el cifrado. "Están cifrados, no importa" es la frase que más escuchamos en data centers y call centers. El cifrado protege mientras el disco es tuyo; al darlo de baja, la evidencia que pide el auditor es que ya no existe.
- Certificado sin serie. Un certificado que dice "un lote de discos" no permite cruzar contra el inventario de activo fijo ni contra la obligación de supresión de la LFPDPPP. Si tu proveedor no lista series, no tienes evidencia por medio.
En resumen
Una destrucción presenciada bien hecha no tiene sorpresas: inventario por serie antes, conteo cruzado y destrucción a la vista del testigo durante, acta firmada y certificado por serie después, con constancia de disposición final del material. En Tijuana, Rosarito, Tecate, Mexicali y Ensenada la hacemos en tu sitio o en la planta de Rosarito. Si tienes medios en baja, cuéntanos cuántos, de qué tipo y dónde y te respondemos con la modalidad recomendada y la cotización.